05 – Kontakte

In diesem Kapitel richtest du dein Adressbuch ein, lernst, wie eine Telefonnummer sagt, welches Telefon sie ist, und siehst, woher die Geburtstage kommen.

Aperio führt Kontakte neben deinen Kalendern und Aufgabenlisten, aus denselben Konten, die du in Kapitel 02 verbunden hast: Ein iCloud- oder Nextcloud-Konto bringt seine CardDAV-Adressbücher mit, ein Google- oder Microsoft-Konto seine Kontakte, ein Exchange-Konto deine eigenen plus das Firmenverzeichnis – und es gibt ein lokales Adressbuch, das gar kein Konto braucht.

Aus den Kontakten schöpft die Teilnehmerauswahl, wenn du jemanden zu einem Termin einlädst (Kapitel 03), und aus ihnen entstehen die Geburtstagskalender.

Der Überblick

Öffne Kontakte in der Seitenleiste (am Telefon: den Reiter Kontakte). Die Liste ist nach Adressbuch gruppiert, die Anzahl der Einträge steht in der Gruppenüberschrift.

• Eingabe öffnet den ausgewählten Kontakt zum Bearbeiten.
• Einfügen legt einen neuen an.
• Entfernen löscht den ausgewählten Kontakt (mit Rückfrage).
• Die Kontextmenü-Taste oder Umschalt+F10 öffnet sein Menü.
• Die Suche greift in deine eigenen Adressbücher und in verbundene Verzeichnisse wie die Globale Adressliste – auch auf Personen, die in keinem deiner Bücher stehen.

Am Telefon sind die Adressbücher standardmäßig zugeklappt: Du bekommst eine kurze Liste von Buch-Überschriften und klappst nur das auf, das du brauchst – so begräbt ein Firmenverzeichnis mit tausenden Einträgen nicht dein persönliches Buch. Jede Kontaktzeile trägt Bearbeiten und Löschen als Aktionen an der Zeile selbst.

Nur-Lese-Bücher. Verzeichnisse – die Globale Adressliste, Google Directory und „Weitere Kontakte”, Microsofts „Vorgeschlagene Personen” – sind ihrer Natur nach nur lesbar. Ihre Einträge öffnen sich in einem reinen Ansichts-Editor: Du kannst jedes Feld lesen, aber Speichern und Löschen sind nicht da.

Was in einem Kontakt steht

• Anzeigename (erforderlich), Vorname, Nachname.
• Organisation, Position und Abteilung.
• E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Webseiten – beliebig viele, jede mit einer eigenen Bezeichnung (siehe unten).
• Postanschriften – Straße, PLZ, Ort, Region, Land, jede mit einer Bezeichnung.
• Geburtstag und Jahrestag.
• Notizen.
• Ein Foto, das du aus einer Datei setzen kannst (am Telefon aus der Fotomediathek) und wieder entfernen.

Ein Kontakt kann auch eine Verteilerliste sein: Setze den Haken bei Dies ist eine Verteilerliste (Gruppe), und die Personenfelder weichen einem Mitglieder-Editor – ein Mitglied pro Zeile, entweder Name <adresse@example.com> oder eine nackte E-Mail-Adresse.

Bezeichnungen: welche Nummer ist welche

Eine E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer oder eine Webseite ist nie nur der Wert. Jede steht in ihrer eigenen Zeile, und davor steht eine Bezeichnung:

Privat · Dienstlich · Mobil · Fax · Sonstige · Ohne Bezeichnung · Eigene …

Wählst du Eigene …, erscheint ein Textfeld – dann heißt eine Nummer eben Ferienhaus oder Empfang, wenn sie das ist.

Am Desktop ist die Bezeichnung eine Auswahlliste oben in der Zeile. Am Telefon ist sie ein Knopf, der die Auswahl in einem Dialog öffnet; der Knopf sagt selbst, was gewählt ist – du hörst „Telefonnummer 2, Bezeichnung: Mobil”, ohne irgendetwas zu öffnen.

Eine Zeile fügst du mit Telefonnummer hinzufügen an (bzw. E-Mail-Adresse hinzufügen / Webseite hinzufügen), entfernst sie mit dem Knopf Entfernen am Ende ihrer Zeile.

Hinweis für Screenreader: Jede Zeile ist eine kleine Gruppe für sich: Bezeichnungs-Knopf bzw. -Auswahl, dann der Wert, dann Entfernen. Die Bezeichnung kommt immer vor dem Wert – wanderst du durch einen Kontakt mit vier Nummern, hörst du zuerst, welche es ist, und erst dann die Ziffern. Die Zeilennummer steckt im Namen jedes Bedienelements („Telefonnummer 2 entfernen”), du weißt also jederzeit, wo du bist.

Was die Anbieter aus einer Bezeichnung machen

Jedes System legt eine Telefonnummer unter irgendeiner Art von Bezeichnung ab, aber sie sind sich nicht einig, wie. Aperio speichert dein Wort, und jedes Konto übersetzt es beim Hinausschreiben:

• CardDAV / iCloud / Nextcloud und Google behalten, was du getippt hast. Eine eigene Bezeichnung wie Ferienhaus übersteht den Umlauf unverändert.
• Exchange hat ein festes Vokabular und feste Plätze: vier Sprechnummern, eine Faxnummer und drei E-Mail-Adressen pro Kontakt. Eine Bezeichnung, für die es kein Wort hat, rutscht auf den nächsten freien Sprech-Platz – die Nummer reist immer mit, nur das Wort kann ersetzt werden. Eine fünfte Sprechnummer lässt sich gar nicht ablegen.
• Outlook / Microsoft 365 hat drei Telefon-Sammlungen – eine Mobilnummer, private Nummern, geschäftliche Nummern. Eine zweite Nummer mit der Bezeichnung mobil landet bei den geschäftlichen, statt die erste zu verdrängen.
• Das lokale Adressbuch speichert alles genau so, wie du es getippt hast.

Für Webseiten gilt dasselbe: CardDAV und Google behalten beliebig viele, Exchange und Outlook genau eine (bevorzugt eine mit der Bezeichnung dienstlich, sonst die erste).

Jahrestag bei Outlook. Microsoft-365-Kontakte haben ein Feld für den Geburtstag, aber keines für einen Jahrestag. Ein Jahrestag, den du an einem Outlook-Kontakt einträgst, hat dort keinen Ort und ist nach der nächsten Synchronisation wieder leer. Alle anderen Kontoarten behalten ihn.

Geburtstage im Kalender

Jedes Adressbuch, in dem Geburtstage stehen, erscheint zusätzlich als Nur-Lese-Geburtstagskalender in der Kalenderliste, den du wie jeden anderen Kalender ein- und ausblenden kannst. Diese Einträge entstehen aus den Kontakten selbst – dort gibt es nichts zu bearbeiten; ändere den Geburtstag am Kontakt, und der Kalender zieht nach.

Einem Geburtstagskalender kannst du eigene Standard-Erinnerungen geben, um ein paar Tage vorher gewarnt zu werden statt erst am Morgen selbst.

Synchronisation und Datenschutz

Unter Einstellungen → Kontakte steuerst du:

• das Sync-Intervall und einen Knopf Jetzt synchronisieren;
• ob Nur-Lese-Verzeichnisse (Globale Adressliste, Vorgeschlagene Personen, Weitere Kontakte, Workspace-Verzeichnis) bei jedem Sync mitgezogen werden. Standardmäßig bleiben sie außen vor, weil sie sehr groß sein können – die Suche erreicht sie ohnehin, bei Bedarf;
• Cache leeren, was die Momentaufnahmen der externen Adressbücher im Arbeitsspeicher verwirft. Deine eigenen lokalen Kontakte bleiben unberührt; der nächste Sync holt den Rest wieder.

Aperio synchronisiert deine Kontakte direkt mit den verbundenen Anbietern und hält Namen, Adressen, Nummern, Geburtstage und Organisationsfelder im Arbeitsspeicher, damit Suche und Teilnehmerauswahl flüssig bleiben. Was ein Anbieter selbst erhebt und wie lange er es aufbewahrt, regelt dessen eigene Datenschutzerklärung; die Einstellungsseite verlinkt die von Google und Microsoft, und für CardDAV-, iCloud- und Exchange-Server gilt die Erklärung des jeweiligen Servers.

Zusammenfassung

Du kannst Kontakte über mehrere Adressbücher hinweg führen, jede Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Webseite bezeichnen und Geburtstage im Kalender erscheinen lassen. Im nächsten Kapitel lernst du die Ansichten kennen.