03 – Termine

In diesem Kapitel legst du Termine an, bearbeitest und verschiebst sie und richtest Wiederholungen ein.

Einen Termin anlegen

1. Wechsle in eine Kalenderansicht (z. B. Woche, siehe Kapitel 06).
2. Navigiere mit den Pfeiltasten zum gewünschten Tag bzw. zur Uhrzeit.
3. Lege ein Ereignis an: Termin schnell anlegen (Strg+N) öffnet den Schnell-Dialog, Neuer Termin (Strg+Umschalt+N) das vollständige Formular – oder über das Kontextmenü. Der gerade markierte Zeitpunkt wird als Startzeit vorgeschlagen.
4. Im Dialog gibst du mindestens einen Titel ein.

Im Termin-Dialog kannst du außerdem festlegen:

• Beginn und Ende (oder Ganztägig),
• Kalender, in dem der Termin gespeichert wird,
• Ort und Beschreibung,
• Farb-Label (mit Farbpunkt in der Auswahl),
• Erinnerung (siehe Kapitel 07),
• Teilnehmer (Name und/oder E-Mail-Adresse),
• Wiederholung (siehe unten).

Beginn und Ende hängen zusammen: Verschiebst du den Beginn, wandert das Ende um denselben Betrag mit – die Dauer bleibt erhalten, auch über Mitternacht und über mehrere Tage hinweg. Änderst du das Ende, ändert sich nur die Dauer; ein Ende vor dem Beginn wird auf den Beginn gesetzt. Neue Termine starten zur nächsten halben Stunde (an einem anderen Tag: 9:00 Uhr) und dauern eine Stunde. Das gilt auf dem Desktop und in der mobilen App gleichermaßen.

Eigene Farbe: Neben dem Farb-Label-Auswahlfeld findest du die Schaltfläche „Andere Farbe…”. Damit komponierst du spontan eine beliebige Farbe (Hex-Wert oder Farbfeld) und wendest sie direkt an – ohne erst in die Einstellungen zu müssen. Optional übernimmst du sie dabei als benanntes Label in deine Palette. Dieselbe Möglichkeit bietet in der Seitenleiste das Kontextmenü Farbe → Andere… an Kalendern und Listen.

Einzelnen Termin umfärben: Neben dem Dialog kannst du einen Termin direkt über sein Rechtsklick-Menü (Untermenü Farbe) umfärben – praktisch für eine schnelle Anpassung ohne das volle Formular. Wo der Anbieter des Kalenders eine Pro-Termin-Farbe speichern kann (lokale Kalender und farbfähige CalDAV-Server), reist die Farbe mit dem Termin und erscheint auch in anderen Clients. Bei iCloud, Google, Exchange/Outlook und abonnierten Feeds wird die Farbe stattdessen lokal auf diesem Gerät behalten (damit sie nie einen Sync-Fehler auslöst) und bleibt genauso angewandt.

Abonnierte Kalender: Wenn ein abonnierter Kalender (iCal-Feed) eigene Pro-Termin-Farben setzt, werden diese jetzt ebenfalls angezeigt – nur lesend, da ein abonnierter Feed nicht bearbeitet werden kann.

Mit Speichern wird der Termin angelegt; eine Live-Region bestätigt „Termin gespeichert”.

Teilnehmer benachrichtigen: Hat ein Termin Teilnehmer und unterstützt der Kalender den serverseitigen Versand (iCloud, Google, Exchange/Outlook), erscheint das Kontrollkästchen Teilnehmer benachrichtigen (standardmäßig aktiv). Ist es gesetzt, verschickt der Anbieter beim Speichern automatisch Einladungen bzw. Aktualisierungen – Aperio selbst versendet keine E-Mails.

Löschst du eine Besprechung, die du organisierst (mit Teilnehmern, auf einem Konto mit Server-Terminplanung), fragt Aperio in einem Dialog nach – ohne versteckten zweiten Schritt. Bei einem Serientermin hat der Dialog eine Auswahlgruppe Teilnehmer benachrichtigen / Ohne Benachrichtigung entfernen (Standard: benachrichtigen) und darunter je eine Schaltfläche für den Umfang: nur diesen Termin, diesen und alle folgenden sowie die ganze Serie. So kannst du gezielt eine einzelne Wiederholung absagen (die Teilnehmer bekommen genau für dieses Datum eine Absage), die Serie ab einem Datum beenden (diesen und alle folgenden behält die früheren Termine und entfernt diesen sowie jeden späteren) oder alles absagen – die Auswahlgruppe entscheidet jeweils, ob eine E-Mail rausgeht. Bei einem Einzeltermin bleibt nur die Benachrichtigen-Auswahl. Bei einer Besprechung, zu der du nur eingeladen bist, oder einem Termin ohne Teilnehmer wird ohne Rückfrage gelöscht. (Auf iCloud/CalDAV entscheidet der Server über den Absageversand – dort ist „ohne Benachrichtigung” nicht garantiert.)

Verfügbarkeit prüfen: Unter demselben Schalter erscheint die Schaltfläche Verfügbarkeit prüfen. Sie fragt für das aktuell eingestellte Zeitfenster ab, welche Teilnehmer frei oder belegt sind, und zeigt das Ergebnis pro Teilnehmer mit einer Zusammenfassung an (die Live-Region kündigt es an). Antwortet ein Anbieter nicht (fehlende Berechtigung), gilt der Teilnehmer als „frei/unbekannt”.

Einladungen beantworten (RSVP): Öffnest du ein Meeting, zu dem du eingeladen wurdest (iCloud, Google, Exchange/Outlook), erscheint oben im Dialog Deine Antwort mit den Schaltflächen Zusagen, Vorläufig und Absagen – die aktuelle Antwort ist hervorgehoben. Deine Antwort geht automatisch an den Organisator. Bist du selbst der Organisator, siehst du stattdessen den Antwortstatus aller Teilnehmer.

Termine bearbeiten, verschieben, löschen

• Bearbeiten: Termin markieren und mit Eingabe öffnen, ihn doppelklicken oder über das Kontextmenü Bearbeiten wählen.
• Verschieben: Im Dialog die Zeiten ändern – das funktioniert zuverlässig und screenreader-freundlich. Per Maus kannst du einen Termin auch auf einen anderen Tag in der Wochen- oder Monatsansicht ziehen (Uhrzeit und Dauer bleiben erhalten) oder auf einen Kalender in der Seitenleiste, um ihn in diesen Kalender zu verschieben. Bei Serienterminen fragt Aperio, ob nur dieser Termin oder die ganze Serie verschoben werden soll.
• Löschen: Termin markieren und Löschen wählen (Standard: Entf). Vor dem Löschen wird nachgefragt.

Wiederkehrende Termine

Im Termin-Dialog unter Wiederholung wählst du ein Muster:

• täglich, wöchentlich (mit Wochentagen), monatlich, jährlich,
• ein Ende (nie, nach X Malen, bis zu einem Datum).

Beim Bearbeiten oder Löschen eines wiederkehrenden Termins fragt Aperio vorab, ob sich die Änderung auf nur diesen Termin, diesen und alle folgenden oder die ganze Serie beziehen soll – dieselben drei Umfänge wie bei anderen Kalendern (Google, Outlook). Diesen und alle folgenden teilt die Serie am gewählten Termin: Die früheren Termine bleiben unangetastet, dieser und jeder spätere werden geändert (beim Bearbeiten übernimmt ab hier eine neue Serie) oder entfernt (beim Löschen).

Tipp: Wiederkehrende Termine aus externen Kalendern (z. B. iCloud) werden in allen Ansichten korrekt aufgeklappt – auch dann, wenn die erste Wiederholung in der Vergangenheit liegt.

Screenreader-Hinweis: Beim Anlegen springt der Fokus in das Titelfeld des Dialogs. Mit Tab/Umschalt+Tab gehst du die Felder durch; Esc bricht ab, ohne zu speichern. In der Ansicht werden Termine beim Markieren mit Titel, Uhrzeit und Kalender angesagt.

Derselbe Termin in mehreren Kalendern

Ein und dieselbe Verabredung liegt oft mehrfach vor: im Arbeitskalender, damit die Kollegen sie sehen, noch einmal im Privatkalender, weil dieser an einen Sprachassistenten hängt, und drittens im Kalender einer Kollegin, den Aperio ebenfalls liest. Für jeden Anbieter sind das unabhängige Termine — Aperio kann man es sagen.

Öffnen Sie das Kontextmenü eines Termins (Rechtsklick, Umschalt+F10, am Telefon langer Druck) und wählen Sie Gehört zusammen mit…. Ist der Termin bereits gruppiert, heißt der Eintrag Gruppierung verwalten… — dasselbe Fenster, aber der Name sagt jetzt, dass es dort auch etwas zu verwalten gibt. Der Dialog listet die übrigen Termine dieses Tages; wählen Sie den Zwilling und bestätigen Sie mit Gruppieren. Die Liste reicht dabei auch in ausgeblendete Kalender — der Kollegenkalender ist oft genau deshalb aus, weil er laut ist, und liegt dort doch die dritte Kopie. Solche Vorschläge tragen den Zusatz „(Kalender ausgeblendet)”, damit kein Termin aus dem Nichts auftaucht. Derselbe Dialog löst einen Termin wieder heraus (Diesen Termin herauslösen) oder hebt die Gruppe ganz auf (Gruppe auflösen). Die Mitglieder stehen dort als Liste, und jedes lässt sich öffnen: So kommen Sie von der Gruppe direkt in den Editor der Kopie, die Sie gerade meinen, und danach wieder zurück.

Nichts davon erreicht den Anbieter. Das Gruppieren ändert keinen der beiden Termine, das Auflösen lässt beide genau so zurück, wie sie waren — die Kalender behalten ihre Kopien, Aperio weiß nur, dass es eine Verabredung ist. Die Gruppierung reist wie alles andere zwischen Ihren Geräten.

Ist die zweite Kopie die offensichtliche — gleicher Name, gleiche Zeit, anderer Kalender —, ist sie beim Öffnen des Dialogs bereits ausgewählt, mit einer Zeile, die sagt warum. Bestätigen ist ein Tastendruck, Widersprechen heißt, etwas anderes zu wählen. Von sich aus gruppiert Aperio nie: In einem Büro voller „Team-Meeting” um 10:00 würde das zwei verschiedene Besprechungen zu einer Verabredung erklären, und eine falsche Gruppe versteckt eine echte Verpflichtung hinter der Kopie von etwas anderem.

Gehören beide Termine bereits zu verschiedenen Gruppen, verweigert Aperio die Zusammenführung, statt zu raten: Zwei Aussagen darüber, was ein Termin ist, zusammenzulegen wäre eine Entscheidung, um die Sie nie gebeten haben. Lösen Sie zuerst einen davon heraus.

Was sich mit einer Gruppe ändert

Eine Zeile statt vier. Jede Ansicht zeigt die Verabredung einmal, und die Zeile sagt, wofür sie steht: „ein Termin mit 2 weiteren, in Arbeit, Privat”. Die Zahl gehört der Gruppe — eine Kopie in einem abgeschalteten Kalender zählt mit und passt so zu dem, was Sie zu haben wissen.

Sichtbar ist es auch: Eine gefaltete Zeile trägt eine kleine Marke — „3×” für die Verabredung und ihre zwei weiteren Kopien.

Eine Ausnahme, und die ist Absicht: Sind die Kopien auseinandergelaufen — eine wurde verschoben, die andere nicht —, wird NICHT gefaltet. Jede bleibt sichtbar und sagt es, mit einer hervorgehobenen Marke („3× ≠”). Die Gruppe stimmt dann nicht mehr, und genau das ist das Einzige, was Sie sehen müssen.

Ein Bearbeiten statt vier. Nach dem Speichern einer Änderung an einem gruppierten Termin fragt Aperio, ob die anderen Kopien nachziehen sollen — und nennt jede, die es schreiben wird, und jede, die es nicht darf. Ein Kollegenkalender ist nur lesbar, und ihn still zu überspringen ist der Weg, auf dem eine Gruppe am Ende zwei verschiedene Zeiten meint. Die Kopien werden nach ihrem Kalender benannt: Der Titel ist auf allen derselbe — das macht sie ja zur Gruppe.

Geht dabei etwas schief, bleibt der Dialog offen und sagt, welche Kalender nicht geschrieben werden konnten; Rest erneut versuchen nimmt genau die noch einmal vor. Halb mitgezogen ist der eine Zustand, den Sie sehen müssen.

Mitgezogen wird nur, was der Termin IST: Titel, wann, wo, Beschreibung. Erinnerungen bleiben bei jeder Kopie — die Privatkopie gibt es meist genau deshalb, weil sie eine Erinnerung trägt, die die Arbeitskopie nicht hat. Farbe, Kalender und Teilnehmer bleiben aus demselben Grund pro Kopie.

Die Frage kommt nach dem Speichern, nie davor: Ihre eigene Änderung steht damit nie auf dem Spiel, und Abbrechen kostet nichts.

Auch bei Serien, und in jedem Umfang. Ändern Sie nur dieses Vorkommen, wird bei jeder Kopie dasselbe getan, was mit Ihrem Termin geschah: das Vorkommen aus der Serie geschnitten und ein Einzeltermin an seine Stelle gesetzt. Bei diesem und allen folgenden wird die Serie jeder Kopie an derselben Stelle geteilt — die früheren Vorkommen bleiben unangetastet, die späteren tragen die Änderung. Läuft eine Kopie in einem anderen Takt (zweiwöchentlich gegen wöchentlich), wird sie an ihrem eigenen nächsten Vorkommen geteilt; hat sie ab dort keines mehr, wird sie genannt statt still übergangen.

Der Dialog sagt jedes Mal dazu, welche Vorkommen betroffen sind. Und weil beide Umfänge NEUE Einträge erzeugen, werden die anschließend wieder miteinander verknüpft: Sonst wäre die Verabredung, die Sie gerade zu einer Zeile gemacht haben, ab dieser Stelle wieder vier.

Das Meeting gehört der Verabredung. Ein Meeting-Link hängt an genau einem Termin, und an welchem, ist ein Zufall des Moments, in dem verknüpft wurde. Innerhalb einer Gruppe erscheint Beitreten an der Kopie, die Sie gerade vor sich haben.

Kopien werden wiedergefunden. Termin-Kennungen gehören dem Anbieter und ändern sich unter Aperio — eine Neu-Synchronisierung vergibt sie neu, das Verschieben zwischen Kalendern ebenso. Eine Gruppe merkt sich Name und Beginn jedes Mitglieds; löst eine Kennung nichts mehr auf, wird die Kopie gesucht und die Gruppe repariert sich still. Wird nichts Passendes gefunden, bleibt alles, wie es ist: Es könnte eine Kopie sein, die Sie gelöscht haben, und das auf Verdacht zu entscheiden steht Aperio nicht zu.

Zeitschritte

Unter Einstellungen → Allgemein legt Zeitschritte fest, wie weit ein Druck der Pfeiltasten ein Uhrzeitfeld bewegt: 1, 5, 10, 15 oder 30 Minuten (standardmäßig 15). Eine Uhrzeit, die nicht auf diesem Raster liegt, springt weiter im Minutentakt — so wird nichts unspeicherbar, was du schon gespeichert hast, und die genaue Eingabe funktioniert immer.

Am Telefon wirkt dieselbe Einstellung anders, weil die Plattform keine Wahl lässt: Das Rad des nativen Pickers bewegt sich immer minutenweise. Dort entscheidet die Einstellung, welche Minuten der Knopf Minuten neben einem Uhrzeitfeld anbietet — ein Tippen statt dreißig Wischer bis zur halben Stunde.

Signaturen

Eine Signatur ist ein benannter Textblock, der ans Ende einer Beschreibung kommt — die Zugangsdaten eines Raums, ein stehender Hinweis, die Einwahl einer Abteilung. Unter Einstellungen → Signaturen — am Telefon über Signaturen in den Einstellungen — schreibst du sie und bindest je eine an einen Kalender; der Editor bietet dann diese mit einem einzigen Druck an, und einen Dialog für die Ausnahmen.

Das Einfügen ist wiederholbar: Ein zweiter Druck ersetzt den Block, statt einen weiteren anzuhängen, und der Wechsel zu einer anderen Signatur tauscht ihn aus. Dein eigener Text darüber bleibt unangetastet — eine Signatur ist eine Ergänzung am Ende, keine Umschreibung. Getrennt wird sie durch eine Zeile mit -- , derselben Marke, die auch Mailprogramme benutzen — und woran Aperio den eigenen Block wiederfindet.

Nur Klartext, und das ist keine Einschränkung, die wir gewählt haben. Eine verschickte Einladung reist als iCalendar, und dessen Beschreibungsfeld ist als reiner Text definiert — HTML landet dort als sichtbare Tags bei jedem Empfänger, dessen Programm es wörtlich darstellt. Setze einen Link in eine eigene Zeile, dann macht ihn praktisch jedes Programm anklickbar, und mehr Formatierung braucht eine Einladung nicht.

Zusammenfassung

Du kannst Termine anlegen, bearbeiten, verschieben, löschen und wiederholen lassen. Als Nächstes kümmern wir uns um Aufgaben.