07 – Benachrichtigungen

In diesem Kapitel richtest du Erinnerungen für Termine und Aufgaben ein und lernst, wie du auf sie reagierst.

Eine Erinnerung hinzufügen

1. Öffne einen Termin oder eine Aufgabe zum Bearbeiten.
2. Im Feld Erinnerung wählst du, wie lange vorher du benachrichtigt werden möchtest (z. B. 10 Minuten, 1 Stunde, 1 Tag).
3. Du kannst mehrere Erinnerungen pro Eintrag hinzufügen.
4. Speichern.

Wie Erinnerungen erscheinen

Zur fälligen Zeit zeigt Aperio eine Benachrichtigung an – als System-Mitteilung und/oder als Hinweis in der App, je nach deinen Einstellungen. Optional wird ein Ton abgespielt.

In der Benachrichtigung kannst du:

• den Eintrag öffnen,
• die Erinnerung schließen (bestätigen),
• oder später erinnern (Snooze) – die Erinnerung kommt nach der gewählten Zeit erneut.

Standard-Erinnerungen pro Kalender

Neben den Erinnerungen an einzelnen Einträgen kannst du Standard-Erinnerungen pro Kalender festlegen – nützlich etwa für abonnierte oder externe Kalender, deren Einträge ohne Alarm ankommen. Wo ein Eintrag gilt, wählst du selbst, und das entscheidet, ob er zusätzlich zu den eigenen Erinnerungen eines Termins feuert oder für sie einspringt (siehe unten). Unter Einstellungen → Kalender wählst du einen Kalender und legst dort seine Standard-Erinnerungen fest.

Jede Standard-Erinnerung sagt außerdem, wo sie gilt. Nur in Aperio ist die Einstellung, mit der jeder Eintrag beginnt: Aperio erinnert selbst, in den Termin wird nichts geschrieben – genau so behandelt die iOS-Kalender-App ihre eigenen „Standardhinweise”. Neuen Terminen angehängt schreibt diesen Eintrag stattdessen in jeden Termin, den du in diesem Kalender anlegst und ohne eigene Erinnerungen lässt, als dessen eigene Erinnerung. Erst dadurch erinnern auch andere Apps, die denselben Kalender lesen – die iOS-Kalender-App oder ein Sprachassistent, der deinen iCloud-Kalender vorliest. Hineingeschrieben wird er nur in Termine, die du nach dem Umschalten anlegst; ein Termin mit eigenen Erinnerungen oder bewusst ohne behält diese Wahl, und ein Termin ohne eigene Erinnerungen bekommt den Eintrag in Aperio weiterhin. Exchange- und Outlook-Kalender speichern eine einzige „Minuten vorher”-Erinnerung; dort wird nur der erste solche Eintrag angehängt, eine feste Uhrzeit kommt in diesen Terminen nicht an.

Ein angehängter Eintrag ist beim Speichern keine Überraschung. Legst du in so einem Kalender einen Termin an, zeigt der Editor diese Zeilen bereits an, markiert als An diesem Termin: Es sind ganz normale Erinnerungszeilen, du kannst den Vorlauf ändern, eine weitere hinzufügen oder sie wieder entfernen – und was stehen bleibt, bekommt der Termin. Alle Zeilen zu entfernen ist eine Entscheidung wie jede andere; es rutscht danach kein Standard nach. Einträge, die nur in Aperio gelten, stehen dort nicht: Sie gehören nicht zum Termin, sondern klingeln zusätzlich zu dem, was er trägt – und dafür ist die Einstellungsseite des Kalenders da.

Eine Standard-Erinnerung kann ein Vorlauf sein („Vor Beginn”) oder ein fester Zeitpunkt. „Beim nächsten App-Start” fehlt hier mit Absicht: Diese Art wird nur ausgelöst, wenn sie am Eintrag selbst gesetzt ist – als Kalender-Standard wäre sie eine Einstellung, die sich speichern lässt und dann stumm bleibt.

Apple Kalender zeigt zwei Hinweise

Ein iCloud-Konto hat einen eigenen Standardhinweis (iPhone: Einstellungen → Apps → Kalender → Standardhinweise). Apple schreibt ihn als Alarm in den Termin und markiert diesen Alarm als seinen eigenen Standard – daran erkennt die Kalender-App ihn später wieder und unterscheidet ihn von einem, den jemand bewusst gesetzt hat.

Aperio erhält diese Markierung. Bearbeitest du einen am iPhone angelegten Termin – Titel, Uhrzeit, was auch immer –, bleibt der Hinweis selbst unangetastet, Markierung inklusive: Er bleibt Apples Standard und wird nicht zu einem Hinweis, den du scheinbar selbst gesetzt hast. Änderst du die Erinnerung hier, legst eine daneben oder nimmst sie weg, verschwindet die Markierung: Dann ist es deine Entscheidung – und ein Konto, das den Hinweis weiter für seinen hielte, könnte seine Version wieder hineinschreiben.

Wo Aperio einen Hinweis nicht exakt so zurückschreiben kann, wie er vorlag – weil die App ihn gar nicht lesen kann oder ihn anders schreiben müsste –, lässt sie ihn dem Server und verzichtet auf die Markierung, statt zu raten. Solche Termine verhalten sich wie bisher.

Ein Termin, den Aperio mit einer angehängten Erinnerung anlegt, hat deshalb beide: Apples Standardhinweis und den von Aperio. Apple Kalender listet sie als „1. Hinweis: Standard” und „2. Hinweis”, und ein Sprachassistent, der den Kalender vorliest, sagt den Termin womöglich zweimal an. Aperio kann Apples Standard von außen nicht abschalten – stell Standardhinweise am iPhone auf Ohne, wenn du nur die Erinnerung von Aperio willst, oder lass den Aperio-Eintrag auf Nur in Aperio, dann wird gar nichts in den Termin geschrieben.

Ganztägige Termine und Geburtstage

Ganztägige Termine haben keine Uhrzeit, daher wird eine Erinnerung nicht „eine Stunde vorher” (also am Vorabend) ausgelöst, sondern zum Tageswechsel – zur selben Zeit wie deine Tages-Erinnerungen. Ein Vorlauf zählt dabei in ganzen Tagen: „1 Woche vorher” feuert sieben Tage früher zum Tageswechsel.

Das gilt auch für die automatisch erzeugten Geburtstagskalender — und die erinnern am Tag selbst, zur Tageswechsel-Zeit, ohne dass du etwas einrichten musst. Ein Geburtstagskalender existiert, weil du erinnert werden willst, also ist er von Anfang an eingeschaltet.

Unter Einstellungen → Kalender (auf dem Handy über Erinnerungen in der Kalenderliste) änderst du das: eine Vorlaufzeit wie „1 Woche vorher”, mehrere Erinnerungen, oder alle entfernen — eine geleerte Liste bleibt leer und der Kalender schweigt.

Abgesagte Termine

Abgesagte Termine (z. B. eine von der Organisatorin zurückgezogene Besprechungsserie) lösen nie Erinnerungen aus – unabhängig von jeder Einstellung. Sichtbar bleiben sie standardmäßig im Kalender (wie in Outlook); unter Einstellungen → Allgemein kannst du sie über Abgesagte Termine anzeigen ausblenden. Wird ein abgesagter Termin angezeigt, ist er gedimmt und sein Titel durchgestrichen, und Screenreader kündigen ihn mit einem nachgestellten „abgesagt“ an. Löschst du eine einzelne Wiederholung eines Serientermins, verschwindet diese Wiederholung vollständig – sie bleibt nicht als abgesagte Zeile stehen.

Erinnerungen, die nur du bekommst

Jede Erinnerung, die du an einem Termin setzt, sagt in derselben Zeile, wo sie gilt. An diesem Termin ist das, was eine Erinnerung immer war: Aperio schreibt sie in den Termin, der Kalender speichert sie, und jede andere App, die diesen Kalender liest, erinnert ebenfalls – die Kalender-App deines Telefons, ein Sprachassistent, der dein Konto vorliest, und jeder, mit dem du den Kalender teilst. Exchange- und Outlook-Kalender speichern eine einzige „Minuten vorher”-Erinnerung pro Termin; dort überlebt nur die erste angehängte, eine zweite oder eine zu fester Uhrzeit setzt du besser auf Nur in Aperio.

Nur in Aperio behält sie hier. Der Termin auf dem Server bleibt unberührt, niemand, der den Kalender mitliest, sieht sie, und keine andere App sagt sie an – deine eigenen Geräte aber schon: Die Erinnerung reist über Aperios Sync wie deine Einstellungen und klingelt auf dem Handy genauso wie am Desktop. Das ist die Wahl für „jetzt losgehen” in einem geteilten Arbeitskalender oder für einen persönlichen Hinweis an einem Termin, den Kollegen lesen können.

Die Wahl erscheint nur dort, wo sie einen Unterschied macht. Ein lokaler Kalender hat niemanden sonst, dem er etwas mitteilen könnte, und der Kalender deines Telefons, den Aperio nur mitliest, speichert keine Erinnerung, die Aperio schreibt – in beiden Fällen gehören die Erinnerungen ohnehin Aperio, und es gibt dort keine Wahl.

Termin-Kennungen gehören dem Kalender und ändern sich hinter Aperios Rücken: Ein erneuter Abgleich kann neue vergeben, manche Anbieter tun es nach jeder Bearbeitung. Eine private Erinnerung merkt sich Namen und Beginn des Termins, an dem sie gesetzt wurde, und findet ihn darüber wieder – und Aperio hält sich diese Notiz aktuell, solange es den Termin sehen kann, sodass auch ein Umbenennen oder Verschieben sie nicht verliert. Nur wenn zwei Termine desselben Kalenders in Namen und Beginn übereinstimmen, lässt Aperio die Erinnerung lieber stehen, statt zu raten, und du kannst sie neu setzen.

Benachrichtigungstöne

Du kannst festlegen, welchen Ton eine Erinnerung abspielt – auf mehreren Ebenen, wobei jede die darüberliegende überschreibt:

1. Globaler Standard – Einstellungen → Kalender → Benachrichtigungstöne.
2. Pro Kalender / pro Aufgabenliste – im selben Einstellungsbereich, in der jeweiligen Kalender- bzw. Listenzeile.
3. Pro Termin / pro Aufgabe – im Termin- bzw. Aufgabendialog (beim Bearbeiten eines bestehenden Eintrags).
4. Pro Erinnerung – direkt an einer einzelnen Erinnerungszeile.

Jede Ebene bietet dieselben Optionen:

• Systemstandard – der Benachrichtigungston deines Betriebssystems.
• Kein Ton – eine rein visuelle Benachrichtigung, ohne Ton.
• Eigener Ton – importiere eine eigene Audiodatei (.mp3, .ogg, .wav, .m4a, .aac, .flac, bis 5 MB). Mit Testen hörst du sie probeweise, mit Entfernen löschst du einen importierten Ton.

Alles unterhalb der globalen Ebene bietet zusätzlich Standard verwenden – das bedeutet „die darüberliegende Ebene erben”. Importierte Töne und deine Auswahl werden mit deinen anderen Geräten synchronisiert (die Audiodatei reist mit der Einstellung), sodass eine Erinnerung überall gleich klingt.

Lautstärke: Aperio hat bewusst keinen eigenen Lautstärkeregler – nutze den App-Lautstärkemixer deines Betriebssystems (Windows und macOS haben beide einen).

Einstellungen für Benachrichtigungen

In den Einstellungen unter Benachrichtigungen legst du fest:

• ob System-Benachrichtigungen verwendet werden,
• ob und welcher Ton abgespielt wird (siehe Benachrichtigungstöne oben),
• Standard-Snooze-Dauer,
• Standard-Vorlaufzeit für neue Termine.

Hinweis: Damit System-Benachrichtigungen erscheinen, muss Aperio die entsprechende Berechtigung deines Betriebssystems haben. Beim ersten Mal wirst du danach gefragt.

Screenreader-Hinweis: Erinnerungen werden über eine Live-Region angesagt, sodass du sie auch ohne sichtbaren Fokuswechsel mitbekommst. Die Schaltflächen „Öffnen”, „Schließen” und „Später erinnern” sind per Tab erreichbar und klar beschriftet.

Im Hintergrund laufen (Infobereich)

Damit Erinnerungen auch dann feuern, wenn du das Fenster nicht offen hast, kann Aperio in den Infobereich (System Tray) ausgeblendet werden, statt sich zu beenden. Unter Einstellungen → Allgemein:

• Beim Schließen in den Infobereich minimieren – der Schließen-Knopf blendet Aperio aus, statt zu beenden.
• Beim Minimieren in den Infobereich – der Minimieren-Knopf legt das Fenster in den Infobereich statt in die Taskleiste.

Ein Klick auf das Infobereich-Symbol holt das Fenster zurück; über dessen Menü kannst du Aperio wirklich beenden. Beide Optionen sind standardmäßig aus. Hat dein System keinen Infobereich (z. B. GNOME ohne AppIndicator-Erweiterung), sind die Schalter deaktiviert und das Fenster verhält sich normal.

Bei der Anmeldung starten

Damit Erinnerungen auch nach einem Neustart wieder ausgelöst werden, ohne dass du Aperio von Hand öffnest, kannst du unter Einstellungen → Allgemein → Systemstart die Option „Aperio bei der Anmeldung starten” aktivieren. Aperio startet dann automatisch, sobald du dich an diesem Computer anmeldest. Eine zweite Option, „Minimiert im Infobereich starten” (standardmäßig an, sofern ein Infobereich vorhanden ist), steuert, ob der Autostart ein Fenster öffnet oder direkt im Infobereich startet — ein Klick auf das Symbol holt es hervor. Die Einstellungen gelten nur für dieses Gerät; durch Entfernen des Häkchens wird der Autostart wieder abgeschaltet.

Zusammenfassung

Du kannst Erinnerungen anlegen, ihre Töne einstellen und auf sie mit Schließen oder Snooze reagieren. Weiter geht es mit der Suche.